Prendre la decisió de canviar la plataforma de gestió d’un centre educatiu —o de tot un grup— no és un pas menor. Ho sabem bé perquè fa anys que acompanyem equips directius en aquest moment exacte: quan la necessitat d’evolucionar és evident, però el camí aclapara.
I és lògic.
El procés de canvi sol percebre’s com un risc. No només per la migració de dades —què passarà amb la informació acumulada durant anys—, sinó també per una cosa encara més sensible: la gestió del canvi en les persones.
Perquè un canvi de plataforma no és només un projecte tecnològic. És, sobretot, un procés organitzatiu.
Al llarg dels anys, hem après que l’èxit no depèn únicament de la solució escollida, sinó de com s’implementa. I perquè aquest procés funcioni, hi ha un pas previ imprescindible: entendre en profunditat com opera cada centre.
Abans de definir configuracions o planificar la migració i les formacions, treballem amb els diferents perfils i persones clau del projecte —equip directiu, secretaria, administració, docents— per recollir els seus processos, particularitats, necessitats, expectatives, reticències, dificultats… i també, i no menys important, per generar un espai de confiança i seguretat des del primer moment. Generem un espai de reflexió conjunta on analitzem cadascun dels processos i realitats, i és aquesta anàlisi holística la que ens permet que la solució encaixi en la realitat del centre des de l’inici, i no a l’inrevés.
A partir d’aquí, hi ha dos moments especialment crítics: la migració de dades i l’arrencada operativa.
En la migració, el repte no és només traslladar informació, sinó fer-ho amb coherència i garanties. Per això, treballem amb processos d’ETL dissenyats específicament per a entorns educatius, que ja contemplen tant l’estructura de les plataformes d’origen més habituals com les més específiques o pròpies. Això ens permet no només extreure i transformar dades amb precisió, sinó també validar-ne la consistència abans de la càrrega.
A més, estem incorporant IA en tots els processos de la migració, des de l’extracció i anàlisi de les dades, la mateixa migració, la validació de la informació i dels resultats… Això ens està permetent accelerar totes les tasques, reduint temps i augmentant la fiabilitat en tots els projectes, fins i tot els més complexos.
Però una plataforma no viu aïllada. En molts centres —i especialment en grups educatius— forma part d’un ecosistema més ampli: eines especialistes en admissions, comptabilitat, LMS, sistemes de comunicació, solucions pròpies… Per això, un altre aspecte clau de la implantació és la integració.
Treballem amb arquitectures obertes que permeten connectar la plataforma amb altres sistemes del centre, sigui mitjançant integracions estàndard o desenvolupaments a mida quan existeixen necessitats específiques. Això evita duplicitats, optimitza els recursos, manté la coherència de la informació i permet que cada centre conservi aquelles eines que ja aporten valor.
El segon gran moment és l’arrencada. Sabem que la formació inicial és important, però el veritable punt d’inflexió arriba en els primers dies d’ús real. Per això reforcem especialment aquest moment amb un acompanyament proper, resolent dubtes i ajustant el necessari perquè l’adopció sigui progressiva.
La nostra metodologia combina, per tant, tres elements clau: una planificació realista, una migració de dades amb garanties i un acompanyament continu als equips.
A més, cada projecte compta amb un responsable d’implantació que actua com a interlocutor únic, coordinant tant els aspectes tècnics com el treball amb el centre.
Aquest enfocament ens permet que, en la majoria dels projectes, els centres estiguin operatius amb normalitat en poques setmanes, amb una adopció progressiva i sense interrupcions crítiques en la seva activitat.
Entenem que, en aquesta fase final de decisió, el “com” pesa tant com el “què”.
Escollir una plataforma és important. Però escollir com es durà a terme aquest canvi és el que realment en determina el resultat.
Perquè canviar fa respecte. Però fer-ho amb l’acompanyament adequat —i amb un enfocament tècnic i metodològic sòlid— ho converteix en una oportunitat.
Hem acompanyat processos amb desenes de centres, múltiples etapes educatives i anys d’històric acadèmic que requereixen una migració estructurada i validada, un seguiment continu i un treball col·laboratiu aportant valor des del primer minut.
Cora Gallego
Directora d’Implantacions